Lexware eRechnung - ZUGFeRD Rechnung
Lexware eRechnung – ZUGFeRD Rechnung ist ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen bei B2B Kunden. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokumentes, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDFs mitversandt, sodass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten problemlos möglich ist.
Hierzu ist einiges zu beachten und einzustellen:
- du musst dich zu diesem Dienst bei Lexware registrieren
- es müssen in Lexware Einstellungen gemacht werden – > PDF /A-1b
- eventuell muss bei deinem Mailprovider ein SPF Eintrag erstellt werden.
Aktuell April 2026
E-Rechnung: ZUGFeRD in der Version 2.4
Mit dem Update vom April 2026 versendest du über deine Lexware Software E-Rechnungen im neuen Format ZUGFeRD 2.4. Aufgrund geänderter Validierungsregeln solltest du die folgenden Hinweise unbedingt beachten.
An deinem Versandprozess ändert sich nichts. Im Versand-Dialog wird dir unter „Versandart“ automatisch das Versandformat ZUGFeRD 2.4 angezeigt.
Wichtig – Neues Pflichtfeld!
Mit der neuen Version wurden die Validierungsregeln angepasst. Diese Änderungen betreffen auch die Erfassung deiner Aufträge.
Das Feld „Lieferdatum“ ist in ZUGFeRD 2.4 ein Pflichtfeld. Es wird in der XML-Datei der E-Rechnung im Feld BT-72 übermittelt.
Achte deshalb bei der Belegerfassung darauf, das Lieferdatum immer einzutragen. Leere Felder sind in ZUGFeRD 2.4 nicht mehr zulässig.
Lexware pro/premium:
Das Feld „Lieferdatum“ wird bei der Belegerfassung automatisch ausgefüllt. Löschst du das Lieferdatum, verwendet das System stattdessen das Leistungsdatum. Ist auch dieses nicht vorhanden, wird das Enddatum des Leistungszeitraums übernommen. Fehlen alle Angaben, erscheint beim Versand der E-Rechnung ein Validierungsfehler.
Lexware faktura+auftrag std/plus:
Das Feld „Lieferdatum“ wird bei der Belegerfassung nicht automatisch ausgefüllt. Trage das Lieferdatum daher im Auftrag ein. Alternativ kannst du auch ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum angeben. Fehlen diese Angaben, erscheint auch hier beim Versand der E-Rechnung ein Validierungsfehler.
Hinweis:
Trage Beleginformationen immer in die dafür vorgesehenen Felder ein. Nur so werden die Daten korrekt in die entsprechenden BT-Felder der E-Rechnung übernommen. Andernfalls kann es zu Fehlern bei der XML-Übertragung kommen. Ein typisches Beispiel ist ein Leistungszeitraum, der versehentlich im Feld „Auftragsbeschreibung“ statt im dafür vorgesehenen Feld eingetragen wurde.
Lexware eRechnung - ZUGFeRD Rechnung
Um die Dienste nutzen zu können, registrierst du dich zunächst für den Service eRechnung in deiner Lexware Software, falls dies noch nicht erfolgt ist.
Klicke auf „Extras > eRechnung > Account verwalten“.
Anschließend öffnet sich der Registrierungsassistent, der dich Schritt für Schritt durch die Anmeldung führt.
Einstellungen im Kundensatz
Für jeden Kunden kannst du bereits im Voraus festlegen, in welchem Format er seine E-Rechnung erhalten soll.
Öffne dazu unter „Verwaltung > Kunden“ den gewünschten Kunden und hinterlege das gewünschte Format im Kundenassistenten auf der Seite „eRechnung“.
Die dort gespeicherten Einstellungen werden beim Versand der Rechnung automatisch übernommen.
Versenden von ZUGFeRD Rechnungen
Um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format zu versenden, gehst du wie folgt vor:
Rufe beispielsweise über das Kontextmenü den Eintrag „Als eRechnung verarbeiten / Status aktualisieren“ auf. Anschließend öffnet sich der entsprechende Versand-Dialog.
Hinweis:
Damit du Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden kannst, müssen bereits bei der Rechnungserstellung alle erforderlichen Pflichtangaben vorhanden sein. Das Format schreibt bestimmte Pflichtfelder vor. Deine Lexware Software prüft dies automatisch und weist dich auf fehlende Angaben hin.
Beim Versand elektronischer Rechnungen über Lexware eRechnung kannst du im ZUGFeRD-Format zusätzlich Anhänge, beispielsweise rechnungsbegründende Unterlagen, mitsenden. Unterstützt werden unter anderem die Dateiformate PNG, PDF, JPG, JPEG, XLSX, ODS und CSV. Dabei gelten je nach Dateiformat bestimmte Vorgaben, beispielsweise eine maximale Dateigröße von 10 MB.
Bei der Versandart ZUGFeRD EN16931 werden die Anhänge direkt in die XML-Datei der E-Rechnung eingebettet. Zusätzlich kannst du die Unterlagen auch als Anhang an die E-Mail anhängen.
Weitere Informationen findest du bei Lexware zum Thema ZUGFeRD.
Lexware eRechnung - ZUGFeRD Rechnung
Status aktualisieren
Wir möchten dich darauf hinweisen, dass der Status deiner elektronischen Rechnungen regelmäßig aktualisiert werden muss, um die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Rechnungsdokumenten zu erfüllen.
Achte deshalb darauf, den Status deiner E-Rechnungen regelmäßig zu aktualisieren.
Ohne eine regelmäßige Statusaktualisierung können die Originalrechnungen nicht mehr abgerufen werden. Für eine rechtskonforme Archivierung sind diese Originaldokumente jedoch zwingend erforderlich.
Hinweis:
Werden die Originalsteuerunterlagen nicht heruntergeladen, stehen sie in deiner Lexware Software weder zur Verfügung noch können sie weiterverarbeitet werden. Dies kann bei einer steuerlichen Prüfung erhebliche Folgen haben. Deshalb solltest du die Unterlagen regelmäßig herunterladen.
Um Probleme zu vermeiden, empfehlen wir dir:
Aktualisiere den Status deiner E-Rechnungen nach jedem Rechnungslauf – mindestens jedoch einmal pro Woche.
Stelle sicher, dass alle Belege mit dem Status „In Arbeit“ aktualisiert wurden und dir als finale Steueroriginale vorliegen.
Deine Lexware Software unterstützt dich dabei:
Über die Schaltfläche „eRechnungen herunterladen / Status aktualisieren“ kannst du den Status aller Belege mit einem Klick aktualisieren. Außerdem erreichst du deine Einstellungen direkt über „Extras > eRechnung/Poststelle > Account verwalten“.
Führe diesen Schritt regelmäßig durch. So stellst du sicher, dass deine Prozesse reibungslos funktionieren und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Wichtig:
Nicht abgeholte Belege werden gemäß dem AV-Vertrag gelöscht und stehen anschließend nicht mehr zur Verfügung.
Weitere Informationen zur E-Rechnung findest du bei Lexware.
Rechtssichere Archivierung und
E-Rechnungen den Status aktualisieren
Um Belege, Rechnungen und andere wichtige Dokumente sicher und unter Berücksichtigung der GoBD-Richtlinien zu archivieren, hilft dir die revisionssichere Archivierungssoftware Lexware archivierung weiter. Statt Papierablage von Rechnungen und Belegen legt das Archivierungssystem ein digitales Archiv für dich an. Alle Dokumente werden automatisch für dich digitalisiert und du erfüllst ganz einfach und zeitsparend deine Dokumentationspflicht.
Lexware archivierung: 19,90 EUR/Monat (Preis änderungen vorbehalten)
- Startpaket inkl 2 User und 5 GB Speicher
- Gültigkeit: 12 Monate ab Kauf
- Aktuelle Preise in unserem Shop: https://erfolgsbuero.de/produkt/lexware-archivierung/
Lexware archivierung dokumentiert automatisch alle Änderungen, Löschungen oder Überschreibungen von Dateien in einem Aktivitätenprotokoll. Durch die integrierte Volltextsuche findest du alle Dokumente in Sekundenschnelle und haben jederzeit Zugriff auf benötigte Daten. Bei Bedarf hast du so immer Einsicht in den Übertragungs- oder Änderungsstatus einer Datei im Archivierungssystem. Dies ist insbesondere in Bezug auf die elektronische Steuerprüfung hilfreich und spart dir Zeit und Nerven.
Mit dem Archivierungsprogramm archivierst du alle buchungsrelevanten Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen revisionssicher. Das bedeutet, dass alle Änderungen dokumentiert werden und Lexware archivierung automatisch eine „Versionierung“ deiner Dateien vornimmt. Die Ursprungsdatei bleibt somit erhalten und du kannst jederzeit eine lückenlose Dokumentation, beispielsweise bei der Betriebsprüfung, vorweisen.
Bist du einmal unterwegs und möchtest direkt einen Beleg archivieren? Auch von unterwegs hast du von internetfähigen Endgeräten jederzeit Zugriff auf die Archivierungssoftware Lexware archivierung. Beachte: Festplatten, USB-Sticks oder andere Speichermedien reichen für die revisionssichere Archivierung deiner Dokumente nicht aus, da diese weder Nachvollziehbarkeit noch Unveränderbarkeit garantieren können!
Wichtige Quelle: Wikipedia
Tutoriell zu Lexware ZUGFeRD
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