Lexware eRechnung - XRechnung
In Ihrer Lexware Software haben Sie die Möglichkeit, Belege komfortabel als XRechnung zu versenden. Diese sind einem strukturierten elektronischen Format aufgebaut und entsprechen der CEN-Norm EN16931. Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen und was zu beachten bei Lexware eRechnung – XRechnung
E-Rechnungen können aus Lexware einfach und komfortabel elektronisch im Standard XRechnung bereits jetzt über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder weitere Plattformen (OZG-RE, Serviceportal BW..) versendet werden.
Ab dem 01.01.2025 muss eine E-Rechnung dem Format der CEN-Norm EN16931 entsprechen. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. So schreibt es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor. Eine E-Rechnung liegt ausschließlich als XML Datei vor. Bekannt ist das Format XRechnung, das Sie auch bereits heute versenden können und das momentan hauptsächlich für den Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung eingesetzt wird.
Wichtig: Die eindeutige Zuordnung des Rechnungsempfängers erfolgt ausschließlich über die Leitweg-ID, da die Empfängeradresse der XRechnung das Rechnungseingangs-Portal ist. Bitte fordere die Leitweg-ID beim Rechnungsempfänger an. Ohne eine gültige Leitweg-ID kann die XRechnung nicht übermittelt werden!
Lexware eRechnung - XRechnung
Bei Lexware registrieren lassen.
Um die Dienste in Anspruch nehmen zu können, registrieren Sie sich zunächst, sofern noch nicht geschehen, für den Service eRechnung in Ihrem Lexware Programm:
1) Klicken Sie hierfür auf ‚Extras – eRechnung- Account verwalten‘
2) Sie gelangen in den Registrierungsassistenten, der Sie durch die einzelnen Schritte führt.
Firmenprofil beim Bund erstellen
Um die XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, müssen Sie zunächst ein Benutzerprofil beim Bund einrichten. Dies ist notwendig, wenn Sie die XRechnungen über die ZRE versenden möchten. Informieren Sie sich bitte im Voraus bei Ihrem Rechnungsempfänger, welches Portal für die Übermittlung der XRechnungen genutzt wird.
Neben der ZRE gibt es auch andere Plattformen wie die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform), das Serviceportal BW (Baden-Württemberg) und zErika (Land Bremen). Die Deutsche Bahn akzeptiert ebenfalls Rechnungen im XRechnung-Format, allerdings gibt es spezielle Anforderungen; der Versand aus Lexware ist jedoch möglich. In Zukunft wird es voraussichtlich noch weitere Empfänger für XRechnungen geben. Um sicherzustellen, dass Ihre XRechnungen an den richtigen Empfänger gesendet werden, erfragen Sie bitte die Leitweg-ID und die genutzte Rechnungseingangsplattform bei Ihrem Auftraggeber oder Rechnungsempfänger.
Einstellungen im Kundensatz
Für jeden Kunden können Sie bereits vorab festlegen, in welchem Format der Kunde die eRechnung erhält.
Rufen Sie hierfür unter ‚Verwaltung – Kunden‘ den entsprechenden Kunden auf und hinterlegen Sie die Versandart im Reiter ‚eRechnung‘. Die dort hinterlegten Daten werden automatisch für den Rechnungsversand übernommen:
zwingend die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers. Diese erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber.
Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie hier: Was ist die Leitweg-ID?
Lexware eRechnung - XRechnung
Versenden einer XRechnung
Um eine XRechnung zu versenden gehen Sie wie folgt vor:
1) Rufen Sie die Auftragsliste auf
2) Markieren Sie den erstellten Beleg und klicken mit rechts ins Kontextmenü – ‚Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren‘
3) Bestätigen Sie die Formular-Auswahl im folgenden Schritt
4) Es öffnet sich der Versanddialog:
Beleginformationen
Die Beleginformationen werden automatisch aus dem Auftrag übernommen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Einstellungen vor.
Versandart: Stellen Sie hier XRechnung ein, siehe roter Kasten im Screenshot der Lexware warenwirtschaft
Leitweg-ID: Nur über die Leitweg-ID wird der Rechnungsempfänger eindeutig zugeordnet, da die Empfänger-Adresse der XRechnung das Rechnungseingangs-Portal ist (siehe -> E-Mail Daten). Sie erhalten die Leitweg-ID von Ihrem Rechnungsempfänger, fragen Sie ansonsten dort nach. Ohne gültige Leitweg-ID kann die XRechnung nicht übermittelt werden.
Zusätzliche Daten: in manchen Sonderfällen ist es notwendig, bestimmte Zusatzdaten mit zu übermitteln, um eine Validierung der XRechnung zu gewährleisten. Über die Schaltfläche ‚Zusätzliche Daten‘ im Versanddialog der XRechnung ist dies möglich
E-Mail-Adressen
E-Mail-Daten: Tragen Sie hier wie bei E-Mail-Versand gewohnt alle Daten ein. Die E-Mail Empfänger-Adresse für die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) lautet immer wie folgt: xrechnung@portal.bund.de
Beachten Sie, dass es weitere Portale gibt, wie z.B. die OZG-RE oder das Serviceportal BW. Auch die Deutsche Bahn hat einen eigenen abweichenden XRechnungs-Kanal. Informieren Sie sich vorab, an welches Portal oder Empfänger die XRechnung versendet werden muss.
Hinweis: Sofern Sie die entsprechenden Einstellungen im Kundensatz (Kunde bearbeiten – Reiter ‚eRechnung‘) getätigt haben, werden Absender- und Empfängeradressen automatisch eingefügt.
Betreff und Text sind frei oder aus Textbausteinen (Klick auf die Lupe rechts neben dem Text-Feld) einzutragen.
Anhang: Beim Versand von elektronischen Rechnungen über Lexware eRechnung mit XRechnung können Sie zusätzlich zum automatisch hinterlegten Auftrag weitere Anhänge mitsenden, die in die XML Datei eingebettet werden. Diese Dateiformate sind z.B. möglich: png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv. Berücksichtigt werden müssen die Vorgaben, z.B. max. 10 MB, je nach Dateiformat.
Sie haben die Möglichkeit, die Anhänge zusätzlich zur Einbettung auch als E-Mail-Anhang mitzusenden.
Hinweis: wir empfehlen, dass Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse zusätzlich als BCC-Empfänger eintragen. So bekommen Sie die E-Mail mit dem XML ebenfalls zugeschickt und können dies ggf. manuell einfach weiterleiten.
5) Klicken Sie auf ‚Verarbeiten‘, um das Dokument zu versenden. In der Spalte eRechnung erscheint der Status ‚In Arbeit‘:
6) Gehen Sie in der Auftragsansicht erneut auf den versendeten Auftrag und klicken rechts – ‚Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren‘ – es erscheint nun ein neuer Dialog:
7) Mit Klick auf ‚Status aktualisieren‘ wird die XRechnung verarbeitet. Sie können sich die XRechnung danach im internen Belegviewer anzeigen lassen und haben die einzelnen Felder visualisiert. Der Pfad zur automatisch abgelegten XML Datei wird unten angezeigt:
Tipp! Blenden Sie sich in der Auftragsansicht (Aufträge Verkauf) über Klick rechts – Listeneinstellungen die Spalten für eRechnungen ein. So sind Sie komfortabel über den Status und die Versandart informiert:
Weitere Infos finden Sie bei Lexware: XRechnung
Tutoriell zu Lexware XRechnung
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