Lexware eRechnung – XRechnung

Um eine XRechnung zu versenden gehen Sie wie folgt vor:

1) Rufen Sie die Auftragsliste auf

2) Markieren Sie den erstellten Beleg und klicken mit rechts ins Kontextmenü – ‚Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren‘

3) Bestätigen Sie die Formular-Auswahl im folgenden Schritt

4) Es öffnet sich der Versanddialog:

Die Beleginformationen werden automatisch aus dem Auftrag übernommen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Einstellungen vor.

Versandart: Stellen Sie hier XRechnung ein, siehe roter Kasten im Screenshot der Lexware warenwirtschaft
Leitweg-ID: Nur über die Leitweg-ID wird der Rechnungsempfänger eindeutig zugeordnet, da die Empfänger-Adresse der XRechnung das Rechnungseingangs-Portal ist (siehe -> E-Mail Daten). Sie erhalten die Leitweg-ID von Ihrem Rechnungsempfänger, fragen Sie ansonsten dort nach. Ohne gültige Leitweg-ID kann die XRechnung nicht übermittelt werden.
Zusätzliche Daten: in manchen Sonderfällen ist es notwendig, bestimmte Zusatzdaten mit zu übermitteln, um eine Validierung der XRechnung zu gewährleisten. Über die Schaltfläche ‚Zusätzliche Daten‘ im Versanddialog der XRechnung ist dies möglich
E-Mail-Daten: Tragen Sie hier wie bei E-Mail-Versand gewohnt alle Daten ein. Die E-Mail Empfänger-Adresse für die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) lautet immer wie folgt: xrechnung@portal.bund.de
Beachten Sie, dass es weitere Portale gibt, wie z.B. die OZG-RE oder das Serviceportal BW. Auch die Deutsche Bahn hat einen eigenen abweichenden XRechnungs-Kanal. Informieren Sie sich vorab, an welches Portal oder Empfänger die XRechnung versendet werden muss.

Hinweis: Sofern Sie die entsprechenden Einstellungen im Kundensatz (Kunde bearbeiten – Reiter ‚eRechnung‘) getätigt haben, werden Absender- und Empfängeradressen automatisch eingefügt.

Betreff und Text sind frei oder aus Textbausteinen (Klick auf die Lupe rechts neben dem Text-Feld) einzutragen.
Anhang: Beim Versand von elektronischen Rechnungen über Lexware eRechnung mit XRechnung können Sie zusätzlich zum automatisch hinterlegten Auftrag weitere Anhänge mitsenden, die in die XML Datei eingebettet werden. Diese Dateiformate sind z.B. möglich: png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv. Berücksichtigt werden müssen die Vorgaben, z.B. max. 10 MB, je nach Dateiformat.
Sie haben die Möglichkeit, die Anhänge zusätzlich zur Einbettung auch als E-Mail-Anhang mitzusenden.

Hinweis: wir empfehlen, dass Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse zusätzlich als BCC-Empfänger eintragen. So bekommen Sie die E-Mail mit dem XML ebenfalls zugeschickt und können dies ggf. manuell einfach weiterleiten.

5) Klicken Sie auf ‚Verarbeiten‘, um das Dokument zu versenden. In der Spalte eRechnung erscheint der Status ‚In Arbeit‘:

6) Gehen Sie in der Auftragsansicht erneut auf den versendeten Auftrag und klicken rechts – ‚Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren‘ – es erscheint nun ein neuer Dialog:

7) Mit Klick auf ‚Status aktualisieren‘ wird die XRechnung verarbeitet. Sie können sich die XRechnung danach im internen Belegviewer anzeigen lassen und haben die einzelnen Felder visualisiert. Der Pfad zur automatisch abgelegten XML Datei wird unten angezeigt:

Tipp! Blenden Sie sich in der Auftragsansicht (Aufträge Verkauf) über Klick rechts – Listeneinstellungen die Spalten für eRechnungen ein. So sind Sie komfortabel über den Status und die Versandart informiert:

Weitere Infos finden Sie bei Lexware: XRechnung