Arbeiten mit Lexware buchhaltung!
Im Folgenden werden die zehn wesentlichen Funktionen der Lexware Buchhaltung dargestellt, zusammen mit häufigen Fragen von Anwendern, die beantwortet werden. Diese Funktionen tragen wesentlich dazu bei, die täglichen Arbeitsabläufe zu erleichtern, insbesondere in der Anfangsphase der Nutzung. Darüber hinaus empfehle ich Ihnen, die bereitgestellten ergänzenden Hinweise zu beachten. Diese umfassen informative Videoclips, umfassende Checklisten sowie Links zu den thematisch relevanten Inhalten auf der offiziellen Lexware-Website, die Ihnen als wertvolle Ressourcen dienen können.
1. Wie lege ich in Lexware buchhaltung meine Firma an?
Um in Lexware on premise deine Firma anzulegen, folge diesen Schritten:
- Programm starten: Öffne die Lexware-Software auf deinem Computer.
Gehe im Hauptmenü auf die Option „Datei“, dann auf „Firma“ und wähle „Neu“. - Firmendaten eingeben: Gib die erforderlichen Informationen deiner Firma ein, wie beispielsweise Name, Adresse, Steuernummer und weitere relevante Daten.
- Konfiguriere eventuell notwendige Einstellungen, wie den Kontenrahmen, Gewinnermittlung (Einnahme-Überschuss-Rechnung oder Bilanzierung), Buchhaltungsart bei der Umsatzsteuer.
- Nachdem du alle Informationen eingegeben hast, speichere die Daten, um deine Firma zu erstellen.
Tipps und Tricks zu dem Thema
2. Mit welchem Kontenrahmen arbeitet Lexware und wie kann ich ihn bearbeiten?
Einheitliche Kontenrahmen erleichtern dir die branchenspezifische Buchung von Geschäftsvorfällen und sorgen für eine übersichtliche Organisation des Rechnungswesens. So behältst du stets den Überblick über alle Konten und kannst zudem Vergleiche mit anderen Unternehmen oder Praxen anstellen.
- Die Auswahl des Kontenrahmens erfolgt bei der Firmeneinrichtung.
- Nachdem du diese Informationen gespeichert hast, ist eine Änderung nicht mehr möglich.
- Es ist außerdem wichtig, im Vorfeld zu klären, ob du die Daten an deinen Steuerberater weitergeben oder anderweitig exportieren möchtest. In diesem Fall müssen alle Beteiligten mit dem gleichen Kontenrahmen arbeiten.
- Du kannst Konten umbenennen und neue erstellen. Überlege jedoch gut, ob dies wirklich nötig ist, und sprich dich mit anderen Beteiligten ab, denn manchmal ist weniger mehr! Mehr dazu unten im Video!
Die folgende Kontenrahmen werden in Lexware bereitgestellt.
Kontenrahmen / Vorlage | Basis / Typ | Zielgruppe / Anwendungsbereich |
<leerer Kontenplan> | Keine Basis | Individueller Aufbau eines Kontenplans von Grund auf. |
Ärzte (Basis SKR03) | SKR-03 | Humanmediziner und Arztpraxen (Prozessgliederungsprinzip). |
Ärzte (Basis SKR04) | SKR-04 | Humanmediziner und Arztpraxen (Abschlussgliederungsprinzip). |
Hotels und Gaststätten (Basis SKR03) | SKR-03 | Hotellerie, Pensionen und Gastronomiebetriebe. |
Hotels und Gaststätten (Basis SKR04) | SKR-04 | Hotellerie, Pensionen und Gastronomiebetriebe. |
SKR-03 | Standardrahmen | Branchenübergreifender Standard nach dem Prozessgliederungsprinzip. |
SKR-04 | Standardrahmen | Branchenübergreifender Standard nach dem Abschlussgliederungsprinzip (Bilanzorientiert). |
SKR-14 | Spezialrahmen | Land- und Forstwirtschaftliche Betriebe. |
SKR-42 | Spezialrahmen | Vereine, Stiftungen und gemeinnützige GmbHs (gGmbH). |
SKR-45 | Spezialrahmen | Einrichtungen nach der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV). |
Zahnärzte (Basis SKR03) | SKR-03 | Zahnarztpraxen und zahnmedizinische Zentren. |
Zahnärzte (Basis SKR04) | SKR-04 | Zahnarztpraxen und zahnmedizinische Zentren. |
Tipps und Tricks zu dem Thema
3. Kann ich ein abweichendes Wirtschaftsjahr in Lexware anlegen?
Es ist möglich, in Lexware ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen. Diese Entscheidung kann bei der Einrichtung der Firma getroffen werden.
- Bitte beachten Sie, dass die Festlegung eines abweichenden Wirtschaftsjahres möglicherweise spezifische steuerliche und buchhalterische Konsequenzen nach sich ziehen kann.Aus diesem Grund wäre es ratsam, vorab eine Rücksprache mit einem Steuerberater oder einem Fachmann zu halten, um die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Auswirkungen auf Ihre Buchführung zu klären.
- Die Auswahl des Wirtschaftsjahres erfolgt während der Firmeneinrichtung im Bereich Buchhaltung unter der Registerkarte „Wirtschaftsjahr“ oder „Rechnungswesen“.
- Bitte geben Sie das erste Buchungsjahr an, das Sie buchen möchten.
- Wenn Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, aktivieren Sie diese Option und wählen Sie anschließend den Beginn des Wirtschaftsjahres aus der entsprechenden Monatsauswahl.
Tipps und Tricks zu dem Thema
4. Wie buche ich in Lexware buchhaltung, was ist Stapel und Journal?
Für die Buchung von Geschäftsfällen stehen unterschiedliche Buchungsarten und Buchungsmasken zur Verfügung.
| Merkmale der Buchungsarten | |
|---|---|
Stapelbuchen
|
|
Dialogbuchen
|
|
Die Buchungsmasken zur Eingabe der Buchungsdaten finden Sie im Menü ‚Buchen‘. Schauen Sie sich dies genau an:
- Stapelbuchen (mit digitalen Belegen)
- Dialogbuchen (mit digitalen Belegen)
- Einnahmen / Ausgaben (ebenfalls für Stapel & Dialogbuchen)
- Sondermasken
Tipps und Tricks zu dem Thema
5. Wie gehe ich mit Belegen / digitalen Belgen um?
Digitale Belege sind elektronische Dokumente, die Informationen zu einem bestimmten Geschäftsvorgang enthalten. Sie können in verschiedenen Formaten, wie PDF, JPEG oder durch spezielle Software, erstellt werden. Digitale Belege ersetzen in vielen Fällen die herkömmlichen Papierbelege und bieten zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise eine schnellere Ablage, einfachere Suche und besseren Schutz vor Verlust oder Beschädigung.
Digitale Belege können verschiedene Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Bestätigungen umfassen. Sie sind in der Regel rechtlich anerkannt, sofern sie die erforderlichen rechtlichen Standards erfüllen. Es ist von Bedeutung, dass digitale Belege sicher gespeichert und bei Bedarf leicht zugänglich sind, um einer möglichen Überprüfung oder Nachweisführung gerecht zu werden. In diesem Zusammenhang wird eine revisionssichere Archivierung mit Lexware Archivierung empfohlen.
Zusammengefasst sind digitale Belege eine moderne und effiziente Möglichkeit, relevante Informationen zu speichern und zu verwalten, die zunehmend in vielen Geschäftsfeldern Anwendung finden.
Die Buchungsmasken zur Eingabe der digitalen Belege finden Sie im Menü ‚Buchen‘. Sie sind die gleichen wie unter „4. Wie buche ich in Lexware, was ist Stapel und Journal?“ Sie haben folgende weitere Optionen:
- Den Belegeingangskorb links.
- Eine Navigationsleiste oben.
- Die Beleganzeige, die Sie frei platzieren können.
- Sie haben die Möglichkeit, digitale Belege in den Eingangskorb zu ziehen oder dort abzulegen. Alternativ besteht die Option, den Scanner so zu konfigurieren, dass die Belege direkt im Lexware-Systemordner „MemoStorage“ gespeichert werden.
Tipps und Tricks zu dem Thema
6. Wie kann ich die Abschreibung / Afa in Lexware buchen?
Abschreibung, auch als AfA (Absetzung für Abnutzung) bezeichnet, ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre und der Rechnungslegung. Sie beschreibt den Zeitraum, über den die Kosten eines Vermögensgegenstandes auf die Steuer- und Buchhaltungsperioden verteilt werden. Abschreibungen sind ein wichtiges Instrument, um den Werteverzehr von Anlagegütern, wie Maschinen, Immobilien oder Fahrzeugen, zu erfassen.
Die AfA hat mehrere Funktionen, darunter die Anpassung des Buchwerts eines Vermögensgegenstandes an dessen tatsächlichen Wert über die Zeit sowie die Berücksichtigung von Abnutzung und technischen Fortschritt. In Deutschland sind die Regelungen für die AfA im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt. Die gängigsten Abschreibungsmethoden sind die lineare und die degressive Abschreibung.
Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen den Lexware Buchhaltungsvarianten „Buchhaltung / plus“ und „Buchhaltung pro / premium“. Die einfachere Version beinhaltet einen integrierten Abschreibungsrechner, der die Anforderungen der meisten kleinen Betriebe abdeckt. Im Gegensatz dazu verfügt die Pro- beziehungsweise Premium-Version nicht über diesen Abschreibungsrechner. Für diese Version steht jedoch das zusätzliche Modul „Lexware Anlagenverwaltung„ zur Verfügung, das diese Funktionalität bietet.
Arbeitsweise des Abschreibungsrechners
- Anlage von bis zu 15 Anlagegütern pro Wirtschaftsjahr. Bildung eines jährlichen Sammelpostens. Im Sammelposten können Sie beliebig viele Anlagegüter anlegen.
- Berechnung der linearen AfA. Berechnung der degressiven AfA bei Anschaffungsdatum zwischen 01.07.2025 und 31.12.2027. Sowie Sonder-Afa
- Öffnen Sie ‚Verwaltung – Abschreibungen‘ / Klicken Sie auf ‚Neues Anlagegut‘. Tragen Sie den Namen des Anlagegutes ein.
- Wählen Sie den Typ des Anlagegutes in der Auswahlliste oder tragen Sie den Typ manuell ein, sowie weitere wichtige Informationen.
| Typ | Hinweise |
|---|---|
| Standard-Typen | Diese Typen finden Sie in der Auswahlliste. Die Nutzungsdauer wird vom Programm entsprechend der amtlichen AfA-Tabelle automatisch eingestellt. |
| Individuelle Typen | Tragen Sie die Nutzungsdauer manuell ein. Tipp: Die aktuellen AfA-Tabellen mit Angaben zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer finden Sie auf der Website des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) unter folgendem Link: |
| Sammelposten >250 EUR bis 1000 EUR (ab 2018) | Der Name ‚Sammelposten‘ und die Jahreszahl für das Anlagegut werden automatisch vergeben und können nicht geändert werden. Die einzelnen Anlagegüter im Sammelposten legen Sie in der Tabelle ‚Anlagegüter‘ an. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter folgendem Link: |
| NSNSB | Die Abkürzung steht für ’nicht selbstständig nutzbar, selbstständig bewertbar‘. Bei diesem Typ wird keine Nutzungsdauer vorgegeben. |
Tipps und Tricks zu dem Thema
7. Umsatzsteuervoranmeldung geht das mit Lexware buchhaltung? Was ist Elster?
Die ELSTER-Software (Elektronische Steuererklärung) ist ein Online-Dienst, der in Deutschland von den Finanzbehörden bereitgestellt wird. Sie ermöglicht Steuerpflichtigen die elektronische Abgabe ihrer Steuererklärungen, sodass der gesamte Prozess effizienter und schneller gestaltet werden kann.
Mit ELSTER können Sie folgende Aufgaben erledigen:
- Einreichung von Steuererklärungen
- Abruf Ihrer Steuerdaten
- Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen
- Änderungsanträge
Die Verwendung von ELSTER erfordert in der Regel eine Registrierung, wobei Sie ein persönliches Benutzerkonto erstellen müssen. Der Zugang erfolgt in der Regel über ein sicheres Authentifizierungsverfahren, um Ihre persönlichen Daten zu schützen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ELSTER eine benutzerfreundliche und zeitsparende Möglichkeit bietet, steuerliche Angelegenheiten bequem von zu Hause aus elektronisch zu erledigen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Nutzung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Weitere Infos hier https://www.elster.de/eportal/start
Das ELSTER-Modul ist in die Lexware Buchhaltung integriert.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist elektronisch an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Für die Datenübertragung steht Ihnen in Lexware Buchhaltung das ELSTER-Modul zur Verfügung.
- Öffnen Sie ‚Extras – ELSTER – ELSTER konfigurieren‘.
- Tragen Sie den Datenübermittler ein, der für die Übertragung der Steuerdaten verantwortlich ist.
- Tragen Sie die Angaben zum ELSTER-Zertifikat ein.
- Optional: Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, hinterlegen Sie die erforderlichen Angaben.
Wenn Sie eine Firewall einsetzen, schalten Sie die Ports für die ELSTER-Übertragung frei (HTTP: Port 8080, HTTPS: Port 443).
Tipps und Tricks zu dem Thema
8. Importe / Exporte & Zahlungsverkehr in Lexware
Die Software Lexware stellt eine umfassende Funktionalität zur Verfügung, die die Abwicklung von Import- und Exportprozessen effizient unterstützt. Darüber hinaus ermöglicht sie einen direkten Zahlungsverkehr über Lexware Onlinebanking, wodurch die Notwendigkeit entfällt, bei Lastschriften oder Überweisungen die Daten manuell nachzutragen.
Die Standardverfahren für den Export und Import innerhalb des Systems umfassen insbesondere:
– Den Export und Import von Buchungsdaten
– Den DATEV-Export und -Import
Es ist wesentlich, verschiedene Szenarien zu berücksichtigen, die im Folgenden in einer verständlichen Form präsentiert werden.
Export und Import von Buchungsdaten
Tipps und Tricks zu dem Thema
Exporte/Importe
Datev Schnittstelle
9. Berichte, Budgets, Kostenstellen in Lexware buchhaltung!
In Lexware Buchhaltung stehen Ihnen verschiedene Berichte zur Verfügung, von denen insbesondere die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sowie die Jahresabschlussberichte, wie die Bilanz und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), von entscheidender Bedeutung sind.
Eine BWA, kurz für „Betriebswirtschaftliche Auswertung“, ist ein Finanzdokument, das Unternehmen dabei unterstützt, ihren wirtschaftlichen Erfolg zu analysieren. Es bietet eine Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen und Ergebnisse eines Unternehmens, häufig auf monatlicher oder quartalsweiser Basis. Die BWA umfasst typischerweise eine Gewinn- und Verlustrechnung, sowie eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben. Dies ermöglicht es den Verantwortlichen, Trends und Entwicklungen zu erkennen, finanzielle Entscheidungen zu treffen und gegebenenfalls Anpassungen in der Unternehmensstrategie vorzunehmen.
Darüber hinaus existieren Berichte, die sich auf Kostenstellen und Budgets beziehen, vorausgesetzt, dass diese Aspekte bereits im Vorfeld bei der Buchung berücksichtigt wurden.
Das Thema beginnt selbstverständlich auch an dieser Stelle mit den Sachkonten sowie der korrekten Ablage der gewünschten Berichte und Anordnungen. Sollte dies nicht zutreffen, besteht die Gefahr, dass die Berichte wie Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) keine sachlich fundierten Hinweise liefern können.
Eine vollständige Auswertung setzt voraus, dass die Konten der Buchhaltung korrekt zugeordnet sind.
Kontenaktualisierung
Für die individuelle Gliederung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) steht ein Assistent zur Verfügung. Sie können neue Auswertungspositionen einfügen, bestehende Positionen umbenennen oder löschen und die Kontenzuordnung ändern.
Auswertungsaufbau EÜR und BWA bearbeiten
Video: https://www.youtube.com/watch?v=Y2Eyzr6IH8Q
Sie können jedem Buchungssatz zwei Kostenstellen zuordnen und in verschiedenen Berichtsvarianten auswerten.
Kostenstellen anlegen und auswerten (Lexware buchhaltung/plus)
10. Jahresabschluss als EÜR oder Bilanz in Lexware buchhaltung
Eine Bilanz ist ein wesentlicher Bestandteil der externen Rechnungslegung eines Unternehmens und stellt eine übersichtliche Zusammenstellung der finanziellen Situation zu einem bestimmten Stichtag dar. Sie umfasst zwei Hauptkomponenten: die Aktiva, die die Vermögenswerte und Ressourcen des Unternehmens repräsentieren, und die Passiva, die die Finanzierungsquellen, einschließlich Eigenkapital und Verbindlichkeiten, darstellen.
Die Bilanz folgt dem grundlegenden Prinzip, dass die Summe der Aktiva stets gleich der Summe der Passiva ist, also: Aktiva = Passiva. Diese Gleichheit verdeutlicht, dass alle Vermögenswerte durch finanzielle Mittel, sei es durch Eigenkapital oder Verbindlichkeiten, finanziert werden.
Die Bilanz dient nicht nur der finanziellen Transparenz und Accountability gegenüber Stakeholdern, sondern ist auch ein wichtiges Instrument für die Analyse der wirtschaftlichen Stabilität und Liquidität eines Unternehmens. Im Rahmen der Unternehmensbewertung und der strategischen Planung wird die Bilanz herangezogen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Risiken zu identifizieren.
Lexware Buchhaltung Bilanz und EÜR
Die Bilanz sowie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) können jederzeit über die Software Lexware unter dem Menüpunkt „Berichte / Auswertungen“ ausgedruckt werden.
Es ist zu beachten, dass zur Bilanz zusätzlich Sonderfälle wie die Eröffnungsbilanz und die laufende Bilanz gehören. Ferner besteht die Möglichkeit, sämtliche Berichte mit den Vorjahreszahlen zu vergleichen.
Selbstverständlich ist dieses Thema von einer gewissen Komplexität, weshalb es empfehlenswert ist, dies dringend mit dem steuerlichen Berater zu erörtern. Die rechtlichen Anforderungen zur digitalen Übermittlung der Bilanz können in Lexware über das Modul E-Bilanz erfüllt werden. Die EÜR kann über Extras / Elster als Anlage versendet werden.
