Vorteile der Digitalisierung für Kleinunternehmer

2. Teil zur Themenreihe Digitalisierung.

Ich werde in den nächsten Wochen eine Reihe von Themen starten, die rund um das Thema Digitalisierung ihren Schwerpunkt haben werden! Hierzu werde ich Ihnen Tipps und Tricks aus unserem eigenem Alltag und anderen Betrieben geben! Bedanken möchte ich mich schon vorab bei Haufe-Lexware für die Unterstützung der Themen und der verschiedenen Produkte die die Digitalisierung unterstützen und erst möglich machen.

1. Teil Warum ist Digitalisierung so wichtig?

Die Digitalisierung bietet Ihnen viele Vorteile, wie zum Beispiel:

• Zentral verfügbare Informationen: Indem Informationen (z. B. Produktinformationen, Preislisten, Kundenanforderungen etc.) digitalisiert werden, stehen sie allen berechtigten Mitarbeitern Ihres Unternehmens jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung – egal an welchem Ort.
  
  
• Effizientere Abläufe: Die digitalisierten Daten lassen sich in automatisierte Prozesse einbinden (z. B. Freigabeverfahren, Fakturierung, Forderungsmanagement etc.). Dadurch werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen spürbar beschleunigt und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere (wichtigere) Aufgaben.
  
  
• Verbesserter Kundenservice: Wenn Sie Ihre Kundendaten und -wünsche digital erfassen, haben Ihre Vertriebsmitarbeiter diese Daten z. B. auch in Kundengesprächen vor Ort parat und können ganz individuell darauf eingehen. Durch die Sammlung von Daten ist auch eine gezieltere Kundenansprache möglich.
  
  
• Reduzierte Kosten: Durch die Digitalisierung der Daten benötigen Sie u. a. deutlich weniger Papier als vorher. Außerdem sparen Sie Platz und dadurch evtl. auch Mietkosten, da Sie keine Aktenordner und -schränke mehr benötigen.
  
  
• Schnellere Time-to-Market: Vernetzte Maschinen sorgen für intelligente und effiziente Produktionsprozesse. So können Waren deutlich schneller produziert werden. 
  
  
• Höhere Sichtbarkeit: Die Digitalisierung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihr Unternehmen kostengünstig zu präsentieren – beispielsweise auf der eigenen Website, mit einem digitalen Werbebanner oder per E-Mail-Werbung.

Zu diesen obigen Themen nutzen wir persönlich den Nachfolger von Lexware Kundenmanager cobra CRM pro und cobra CRM BI. Nehmen Sie an unseren interessanten Vorführungen teil um hier die Möglichkeiten kennenzulernen.

Veränderte Ansprüche der Kunden durch die Digitalisierung

Nicht zu unterschätzen ist, dass die fortschreitende Digitalisierung die Ansprüche und Erwartungen der Kunden nachhaltig verändert hat: Kunden sind vernetzt, gut informiert und digital anspruchsvoll. Sie erwarten beispielsweise:

• umfassende Beratung und Produktinformationen
• individuelle Lösungen
• schnelle Reaktionen auf Anfragen
• aktuelle Statusmitteilungen
• verbindliche Liefertermine
• effektiven und zuverlässigen Service
• eine Auswahl an verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten

Nur Unternehmen, die diese Ansprüche erfüllen, werden ihre Kunden auf Dauer halten. Digitalisierte Abläufe helfen Ihnen dabei.

Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie

Die digitale Transformation kann durchaus punktuell und schrittweise erfolgen. Wichtig ist jedoch, dass dabei von Anfang an eine Digitalisierungsstrategie verfolgt wird, damit die punktuellen Lösungen zusammengeführt werden können.

Was überhaupt möglich und sinnvoll ist, lässt sich oftmals am besten unter Hinzuziehung einer externen Beratung feststellen. Das Ergebnis sollte eine klare Zielformulierung sein: Welche Bereiche oder Abläufe sollen in welcher Reihenfolge digitalisiert werden?

Stehen die Zielvorgaben fest, gilt es, die Prozesse und Kompetenzen festzulegen: Welche Prozesse müssen sich ändern, welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen sind notwendig?

Ist auch dies geklärt, kann es an die Umsetzung gehen, die in kleinen Schritten und unter ständiger Berücksichtigung der bestehenden Datenschutzbestimmungen erfolgen sollte: Werden erste Zielvorgaben schnell erreicht, fördert dies die Motivation und das Selbstvertrauen von Organisatoren und Mitarbeitern.

Die wichtigste Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalstrategie ist Transparenz: Mitarbeiter (und bis zu einem gewissen Grad eventuell auch Kunden) müssen umfassend informiert, vorbereitet und begleitet werden. Qualifizierung und Weiterbildung sind die Grundlagen für die digitale Transformation.

Beispiele erfolgreicher Digitalisierungsstrategien von KMU

Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein kurzes Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.

Ausgangslage: Ein Dachdeckermeister führt und verwaltet seinen Betrieb, arbeitet aber selbst auch noch produktiv mit. Die Zeit, die er mit der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Abrechnungen und der Kontrolle von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen verbringt, fehlt ihm aber auf der Baustelle. Um ihm mehr Zeit zu verschaffen, sollen so viele Tätigkeiten wie möglich digitalisiert werden.

Gewünschtes Resultat: Die Digitalisierungsstrategie sieht vor, dass am Ende die Auftragsabwicklung, sämtliche Abrechnungen und auch die gesamte Lohnbuchhaltung digital erfolgen.

Vorgehen:

1. Als erster Bereich wird die Auftragsabwicklung digitalisiert: Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Organisation der Mitarbeiter, Lieferscheinerfassung, Baustellenabnahme und Rechnungsstellung erfolgen digital. Dies kann er mit der Lexware faktura & auftrag oder Lexware warenwirtschaft sogar mobil auf der Baustelle.
   
   
2. Auch eine Buchhaltungssoftware wie Lexware financial office wird eingeführt, dank der die Lohnbuchhaltung künftig schnell und einfach erledigt wird. 
   
   
3. Jedem Baustellenteam steht ein Bürorechner und ein Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Der Teamleiter leitet mit dem Programm cobra CRM pro die Korrespondenz bzw. die mit den Kunden getroffenen Absprachen mit den Kunden an die jeweiligen Baustellenteams weiter. So weiß jedes Team direkt über die Kundenwünsche Bescheid.
   
   
4. Liefer- und Abholscheine beim Großhandel werden abfotografiert und jedem Kunden direkt digital zugeordnet.

Ergebnis: Nach der Umsetzung dieser Schritte lässt sich vieles zentral auch von unterwegs abrufen. Sowohl die Auftragsabwicklung als auch die Buchhaltung konnte deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Der Dachdeckermeister kann schon jetzt deutlich mehr Zeit auf der Baustelle verbringen.

Bei Fragen zu den hier genannten Lexware Produkten können Sie gerne mich oder mein Team ansprechen.

Alexander Dilly

Erfolgsbüro
Lexware Gold Partner / cobra Sales Partner
Zülpicher Str. 305
50937 Köln

Texte mit freundlicher Unterstützung der Haufe-Lexware