Midijob abrechnen
Mit Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns und der Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze ändern sich auch die Entgeltgrenze im Midijob (Übergangsbereich). Dieser Zusammenhang ist zu beachten!
Als Übergangsbereich wird ab 01.01.2025 der Entgeltbereich zwischen 556,01 (2024: 538,01 EUR) und 2.000 EUR bezeichnet. Von diesen Midijobs sind also zu unterscheiden sind Minijobs (geringfügig entlohnte Beschäftigungen). Bei Minijobs liegt das maximale Arbeitsentgelt im Abrechnungsjahr 2025 bei 556 EUR /Monat.
(2024: 538 EUR/Monat.)
Die Untergrenze des Übergangsbereichs ist an die Geringfügigkeitsgrenze gekoppelt und ändert sich bei Anpassung des gesetzlichen Mindestlohns. Die Obergrenze des Übergangsbereichs liegt derzeit bei 2.000 EUR/Monat.
Besten Dank auch an Haufe-Lexware für die Bereitstellung von Informationen.
Beschäftigte, die nicht im Übergangsbereich abgerechnet werden dürfen
Bei diesen Beschäftigten darf die besondere Berechnung des Übergangsbereichs nicht angewandt werden:
- Mitarbeiter in Berufsausbildung (Auszubildende, Teilnehmer an dualen Studiengängen etc.)
- Minijobber
- Mitarbeiter im Bundesfreiwilligendienst
- Teilnehmer an einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr
- Mitarbeiter, mit fiktivem Arbeitsentgelt (z. B. Behinderte in Behindertenwerkstätten)
- Mitarbeiter mit Kurzarbeit oder Saisonkurzarbeit, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt ohne Kurzarbeit oder saisonalbedingten Arbeitsausfall den Übergangsbereich überschreitet.
- Mitarbeiter, die sich in Wiedereingliederung nach einer Arbeitsunfähigkeit befinden und aufgrund dessen ein vermindertes Entgelt beziehen.
Vorausschauende Betrachtung der regelmäßigen Entgelte:
Sie müssen für die in Frage kommenden Mitarbeiter eine vorausschauende Betrachtung der regelmäßigen Entgelte durchführen und entscheiden, ob der Übergangsbereich anzuwenden ist. Dazu addieren Sie alle laufenden und einmaligen beitragspflichtigen Einnahmen, die für die nächsten 12 Monate mit hinreichender Sicherheit zu erwarten sind und teilen die Summe durch 12.
Hinweise: Wenn der Mitarbeiter Entgelt in eine sozialversicherungsfreie, betriebliche Altersvorsorge (bAV) umwandelt oder durch Entgeltumwandlung ein Jobrad finanziert, wird das sv-pflichtige Brutto gemindert.Sozialversicherungsfreie Bezüge bleiben bei der vorausschauenden Betrachtung außen vor. Weitere Erläuterungen zur vorausschauenden Betrachtung finden Sie im Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands vom 16.08.2022.
Ergebnis: Der Übergangsbereich kann angewendet werden:
Midijob: Prognosezeitraum bestimmen
Die Prognose für die vorausschauende Betrachtung zur Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts stellt der Arbeitgeber für einen Zeitraum von 12 Monaten an. Bei kürzerer Beschäftigungsdauer ist der Prognosezeitraum entsprechend anzupassen. Sofern es sich aus abrechnungstechnischen Gründen anbietet, bestehen seitens der Sozialversicherungsträger keine Bedenken, wenn Arbeitgeber stets zu Beginn eines jeden Kalenderjahres eine erneute vorausschauende Jahresbetrachtung anstellen. Demnach kann eine erstmalige vorausschauende Betrachtung für eine im Laufe eines Kalenderjahres aufgenommene Beschäftigung zu Beginn des nächsten Kalenderjahres durch eine neue jährliche Betrachtung für dieses Kalenderjahr ersetzt werden.
Maßgebendes Arbeitsentgelt berücksichtigen
Für seine anzustellende Prognose zwecks Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts hat der Arbeitgeber alle Einnahmen des Prognosezeitraums zu berücksichtigen, die Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung darstellen. Dies erfordert keine genaue Vorhersage, die alle Eventualitäten berücksichtigt, sondern lediglich eine ungefähre Einschätzung, welches Arbeitsentgelt (gegebenenfalls nach der bisherigen Übung) mit hinreichender Sicherheit zu erwarten ist. Im Prognosezeitpunkt muss davon auszugehen sein, dass sich das Arbeitsentgelt bei normalem Ablauf der Dinge nicht relevant verändert. Grundlage der Prognose können dabei lediglich Umstände sein, von denen in diesem Zeitpunkt anzunehmen ist, dass sie das Arbeitsentgelt bestimmen werden.
Midijob: Schätzung bei schwankenden und saisonal unterschiedlichen Arbeitsentgelten
Bei Beschäftigungen, in denen die Arbeitsentgelte von Monat zu Monat unvorhersehbar schwanken und in den Fällen, in denen bei einer auf Dauer angelegten Beschäftigung aufgrund saisonaler Bedingungen vorhersehbar unterschiedliche Arbeitsentgelte erzielt werden, ist das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt zu schätzen bzw. durch eine Durchschnittsberechnung zu ermitteln. Arbeitgeber gehen dabei
- bei einem seit einem Jahr oder länger beschäftigten Arbeitnehmenden von dem im Vorjahr erzielten Arbeitsentgelt aus oder
- bei neu eingestellten Arbeitnehmenden von der Vergütung eines vergleichbaren Arbeitnehmenden aus.
Diese Feststellung bleibt für die Vergangenheit auch dann maßgebend, wenn sie infolge nicht sicher voraussehbarer Umstände mit den tatsächlichen Arbeitsentgelten aus der Beschäftigung nicht übereinstimmt
Einmalzahlungen bei Midijobs nur bei Regelmäßigkeit einrechnen
Einmalige Einnahmen, deren Gewährung mit hinreichender Sicherheit – zum Beispiel aufgrund eines für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrags oder aufgrund Gewohnheitsrechts wegen betrieblicher Übung – mindestens einmal jährlich zu erwarten ist, sind bei der Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts zu berücksichtigen. Hierzu gehören klassischerweise das Urlaubs- und das Weihnachtsgeld. Nicht dazu zählen zum Beispiel Zuwendungen aufgrund eines Jubiläums, da es sich nicht um jährlich wiederkehrende Zuwendungen handelt.
Auswirkungen gelegentlicher Überschreitungen der Grenze des Übergangsbereichs
Wie ist mit Beschäftigungen umzugehen, in denen das tatsächliche Arbeitsentgelt gelegentlich (und nicht dauerhaft) in einzelnen Monaten die Obergrenze des Übergangsbereichs überschreitet? Diese Fälle haben keinen Einfluss auf den Midijob an sich, weil das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt weiterhin innerhalb des Übergangsbereichs liegt. Es handelt sich entweder um Beschäftigungen, in denen – wie im Beispiel – Überschreitungen in einzelnen Monaten bereits zum Zeitpunkt der vorausschauenden Prognose bekannt waren. Oder es erfolgt, beispielsweise wegen eines guten Geschäftsjahres, die Zahlung eines Weihnachtsgeldes, was aber vertraglich nicht vereinbart war.
Diese Sachverhalte haben lediglich beitragsrechtliche Konsequenzen. In den Monaten mit Arbeitsentgelten oberhalb von 2.000 Euro (im Beispiel sind das die Monate Mai bis September sowie wegen des Weihnachtsgeldes auch der Dezember) werden Beitragsanteile des Arbeitnehmenden nicht nach den besonderen Regelungen im Übergangsbereich berechnet, sondern wie allgemein üblich prozentual vom Arbeitsentgelt.
Eingaben in Lexware lohn & gehalt
Hinweis: Beurteilen Sie den SV-Status Ihrer Mitarbeiter zunächst durch eine vorausschauende Betrachtung des regelmäßigen Arbeitsentgelts.
- Rufen Sie die Mitarbeiterstammdaten – Seite ‚SV-Status‘ auf.
- Wählen Sie beim Eintrag ‚Übergangsbereich ‚ja‘ oder ’nein‘ aus, je nachdem ob das regelmäßige Entgelt im Übergangsbereich liegt.
Wichtig:
Die Überschreitung des Übergangsbereichs in einzelnen Monaten stellt keinen meldepflichtigen Tatbestand dar. Ändern Sie das Kennzeichen in diesen Fällen nicht.
Wenn das Entgelt in einzelnen Monaten unter oder über der Entgeltgrenze des Übergangsbereichs liegt, wird automatisch das dafür vorgesehene Kennzeichen 2 in der nächsten Entgeltmeldung berücksichtigt.
Hinweise:
- Einmalzahlungen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) werden nicht anteilig berücksichtigt. Das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ist in voller Höhe dem laufenden Arbeitsentgelt zuzurechnen. Wird dadurch die obere Grenze des Übergangsbereichs von 2.000 EUR überschritten, sind die Beiträge ohne Berücksichtigung der Übergangsbereichsregelungen anteilig vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu tragen.
- Auf der Lohnabrechnung wird in den Feldern ‚KV-Brutto, PV-Brutto, RV-Brutto und AV-Brutto‘ das einmalig gezahlte Entgelt nicht separat ausgewiesen. Die Einmalzahlung wird dem laufenden Entgelt hinzugerechnet und in Summe ausgewiesen.
- Wenn das sv-pflichtige Bruttoarbeitsentgelt in einem Monat unter der Geringfügigkeitsgrenze liegt, wird das beitragspflichtige Entgelt mit einer gesonderten Formel ermittelt. Der Arbeitgeber trägt den gesamten Beitrag.
SV-Meldungen
Entgeltmeldungen müssen zusätzlich das tatsächliche Entgelt zur Rentenberechnung ausweisen.
Die Kennziffern bei den DEÜV-Meldungen 0, 1 oder 2 haben folgende Bedeutung:
- 0 = kein Arbeitsentgelt innerhalb der Grenzen des § 20 Abs. 2 SGB IV/Verzicht
- 1 = Arbeitsentgelt durchgehend innerhalb der Grenzen des § 20 Abs. 2 SGB IV
- 2 = Arbeitsentgelt sowohl innerhalb als auch außerhalb der Grenzen des § 20 Abs. 2 SGB IV
Besonderheit: Mehrfachbeschäftigung im Übergangsbereich
- Wenn das Arbeitsentgelt von Mitarbeitern im Übergangsbereich liegt und gleichzeitig eine weitere sv-pflichtige Beschäftigung ausgeübt wird, muss bei der Berechnung der SV-Beiträge die Summe der sv-pflichtigen Bruttoentgelte berücksichtigt werden.
- Wenn neben einer Beschäftigung im Übergangsbereich eine weitere geringfügige Beschäftigung ausgeübt wird, wird diese Beschäftigung bei der Berechnung des SV-Bruttos nicht berücksichtigt.
Sofern das Gesamtarbeitsentgelt aller Beschäftigungen 2.000 EUR nicht übersteigt, gelten für die dritte und jede weitere Beschäftigung besondere Berechnungsregeln. Arbeitnehmer sind gesetzlich verpflichtet Ihr Arbeitsentgelt aus einer weiteren Beschäftigung den Arbeitgebern mitzuteilen. Erfassen Sie das Entgelt aus anderen Beschäftigungen in den jeweiligen Sozialversicherungszweigen.
Weiteres
- Die Beitragsberechnung erfolgt nach gesetzlich vorgegebenen Formeln (§ 20 Abs. 2a SGB IV).
- Obwohl als Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur RV das verminderte SV-Brutto berücksichtigt wird, haben Arbeitnehmer i. d. R. Rentenansprüche aus dem tatsächlichen (vereinbarten) sv-pflichtigen Bruttoentgel.
- Auf der Meldeprüfliste ist das Feld ‚Entgelt zur Rentenberechnung‘ nur aufgeführt, wenn auch Entgelt zur Rentenberechnung zu melden ist.
Beispiel: Mitarbeiter in einem Versorgungswerk zahlen keine gesetzlichen Rentenversicherungsbeiträge. Dementsprechend enthält die Entgeltmeldung wie bisher nur das beitragspflichtige Meldeentgelt.
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